Privacyverklaring — Finn Administratie

1. Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze verklaring geldt voor alle bezoekers van onze website (www.finnadministratie.nl), (potentiële) klanten, leveranciers en overige contactpersonen van Finn Administratie.

2. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

Voor vragen over deze privacyverklaring of voor het uitoefenen van je rechten kun je contact met ons opnemen via bovenstaand e-mailadres.

3. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van de relatie en de dienstverlening verwerken wij onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Identificatiegegevens (naam, geslacht, geboortedatum wanneer relevant).
• Contactgegevens (e-mail, telefoon, postadres).
• Bedrijfsgegevens (KvK-nummer, btw-nummer, functie binnen organisatie).
• Financiële en administratieve gegevens (bankrekeningnummers, factuurgegevens, omzet-, inkoopgegevens) die nodig zijn voor het voeren van de administratie en boekhouding.
• Gegevens die voortkomen uit onze dienstverlening (bijv. loonadministratie, salarisgegevens, kopieën ID’s wanneer wettelijk vereist).
• IP-adres en technische informatie (bij websitebezoek), voor beveiliging en statistieken.

4. Doeleinden en rechtsgrondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden, met de daarbij behorende rechtsgrondslag:

4.1 Uitvoering van dienstverlening (overeenkomst)

Verwerking die noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst met onze klanten, zoals het bijhouden van administratie, doen van aangiften en rapportages.

4.2 Wettelijke verplichtingen

Verwerkingen die voortvloeien uit wettelijke verplichtingen (zoals fiscale bewaarplicht, Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) voor bepaalde werkzaamheden).

4.3 Geïnformeerde toestemming

Voor sommige verwerkingen (bijv. het plaatsen van niet-essentiële cookies of het verwerken van bijzondere persoonsgegevens met uitdrukkelijke toestemming) baseren we ons op jouw toestemming.

4.4 Gerechtvaardigd belang

In enkele gevallen verwerken we gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor beveiliging van systemen en het voorkomen van fraude. Daarbij wegen we ons belang af tegen jouw privacybelangen.

5. Rechtsgrondslag per doel (samenvatting)

• Uitvoeren administratie & belastingaangiften — uitvoering overeenkomst / wettelijke verplichting.
• Facturering en betalingen — uitvoering overeenkomst / wettelijke verplichting.
• Contact en klantbeheer — uitvoering overeenkomst / gerechtvaardigd belang.
• Websitestatistieken en cookies — toestemming of gerechtvaardigd belang (afhankelijk van type cookie).
• Beveiliging en fraudepreventie — gerechtvaardigd belang.

6. Ontvangers en derden

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derden wanneer dat noodzakelijk is voor de uitvoering van onze werkzaamheden of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Mogelijke ontvangers zijn onder meer:

• Belastingdienst en andere overheidsinstanties (indien wettelijk verplicht).
• Banken en betalingsverwerkers (voor betaling en incasso).
• Externe adviseurs en accountants (indien nodig en op basis van geheimhouding).
• Softwareleveranciers en clouddiensten die wij gebruiken voor boekhouding (bijv. boekhoudpakketten) — wij sluiten verwerkersovereenkomsten met deze partijen.

Let op: Wanneer een verwerker persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen (bijv. EU-modelcontracten) of melden we dit expliciet en halen we waar mogelijk jouw toestemming.

7. Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld of dan is voorgeschreven onder de wet.

• Algemene administratieve en fiscale gegevens: conform fiscale bewaarplicht (doorgaans 7 jaar).
• Boekhoudkundige documenten met betrekking tot onroerende zaken: soms langere bewaartermijnen (zie specifieke wetgeving).
• Contactgegevens van (potentiële) klanten: zolang de relatie bestaat en maximaal enkele jaren daarna tenzij anders gerechtvaardigd.

Als wij geen dienst meer verlenen, blijven relevante gegevens bewaard zolang dat noodzakelijk is voor wettelijke verplichtingen of voor het afhandelen van eventuele claims.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Denk aan:

• Beveiligde servers en back-ups.
• Beperking van toegang: alleen bevoegde medewerkers hebben toegang tot persoonsgegevens.
• Versleutelde verbindingen (SSL/TLS) voor gegevensoverdracht via de website.
• Periodieke evaluatie van beveiligingsmiddelen.

Mocht er onverhoopt een datalek plaatsvinden dat een risico inhoudt voor jouw rechten en vrijheden, dan zullen wij dit conform de wettelijke regels melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, indien nodig, aan betrokkenen.

9. Cookies, (web)analyse & tracking

Onze website maakt gebruik van cookies en soortgelijke technieken. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op je apparaat worden geplaatst om de website goed te laten werken of om voorkeuren te onthouden.

Soorten cookies die wij kunnen gebruiken

• Essentiële cookies — noodzakelijk voor de werking van de website (bijv. sessiecookies).
• Functionele cookies — onthouden voorkeuren (taalinstelling e.d.).
• Analytische cookies — verzamelen geanonimiseerde statistieken over websitegebruik (bijv. Google Analytics). Deze worden geplaatst afhankelijk van jouw toestemming.

Je kunt cookies beheren via je browserinstellingen en via onze cookie-instellingen op de site. Voor een overzicht en meer opties, zie onze Cookiesverklaring.

10. Rechten van betrokkenen

Je hebt als betrokken persoon diverse rechten ten aanzien van jouw persoonsgegevens:

• Inzage — je kunt vragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken.
• Correctie — je mag onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.
• Verwijdering — in bepaalde gevallen kun je verzoeken om verwijdering (recht om vergeten te worden).
• Beperking van verwerking — je kunt vragen de verwerking te beperken.
• Overdraagbaarheid — je hebt het recht op overdraagbare gegevens in een gangbaar formaat, voor zover van toepassing.
• Bezwaar — je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Intrekken toestemming — als de verwerking op toestemming is gebaseerd, kun je deze intrekken; intrekking heeft geen terugwerkende kracht voor verwerkingen voorafgaand aan intrekking.

Om een van deze rechten uit te oefenen, kun je contact met ons opnemen via info@finnadministratie.nl. We reageren zo snel mogelijk en in ieder geval binnen de wettelijke termijn.

11. Klacht indienen

Als je een klacht hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens, vragen wij je eerst contact met ons op te nemen zodat we de zaak kunnen onderzoeken en proberen op te lossen.

Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP): autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Gegevens van derden en minderjarigen

Lever je ons gegevens van een derde (bijv. contactgegevens van een relatie), zorg er dan voor dat je deze persoon eerst informeert en, indien nodig, toestemming verkrijgt. Wij verwerken in principe geen persoonsgegevens van kinderen jonger dan 16 jaar zonder toestemming van ouders/verzorgers. Indien wij hiervan op de hoogte raken, zullen wij passende stappen ondernemen (zoals verwijdering).

13. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Eventuele wijzigingen publiceren wij op deze pagina en voorzien wij waar relevant van een nieuwe datum. Controleer daarom regelmatig deze pagina voor de meest actuele versie.

14. Slotopmerking & contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of wil je je rechten uitoefenen? Neem dan contact op: